[Q&A #1] 총회 서면결의서 본인확인하지 않은 경우, 총회는 무효인가요?

이 콘텐츠는 도시정비법 및 시행령, 주요 고등법원 및 대법원 판례, 서울시 질의회신집 등을 참조하여 
누구나 쉽게 문제를 해결하실 수 있도록 정리한 가이드입니다.

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도시정비사업 총회에서는 조합원이 직접 참석하지 않고 서면결의서(종이)나 전자적 방식(앱·웹)으로 의결권을 행사할 수 있습니다.
이를 법에서 보장한 조항이 도시정비법 제45조입니다.

그런데 문제는 여기서 시작됩니다.
“이 서면결의서… 정말 그 사람이 직접 쓴 게 맞을까?”

과거에는 이 부분 때문에 총회가 뒤집히거나, 소송이 반복되는 경우가 정말 많았습니다.

그래서 2021년 도시정비법은 서면결의서·전자투표 모두 ‘본인확인’ 절차를 의무화했습니다. 어떻게 확인할지는 조합원이 동의한 정관에서 정하도록 한 것이죠.

사례로 이해하는 판례 (의정부지법 2025.7.18 선고 2025카합5059 결정)

1) A 재건축 조합의 임원 영희는 해임 위기에 놓여 있었습니다. 조합은 총회를 열었고, 총회 결과는 다음과 같았습니다.

• 총 조합원 : 588명

• 참석(현장·서면 포함) : 345명

• 찬성 : 334명 → 임원 해임 ‘가결’

2) 그런데 영희는 서면결의서가 문제라고 주장합니다. “조합이 서면결의서를 받을 때 신분증도 안 받고 ‘본인확인’을 제대로 안 했어요. 그러니까 우편으로 받은 146장은 전부 무효입니다!” 라고 주장한 것이죠.

3) 조합은 반대로 이렇게 주장했습니다.

• 조합원 집으로 ① 총회 책자 ② 서면결의서 양식 ③ 반송 봉투를 등기우편으로 직접 발송했다.

• 조합원이 집에서 작성해 같은 반송 봉투로 돌려보냈으니 본인이 제출했다는 사실이 자연스럽게 보장된다.

• 실제로 서면결의서를 제출한 조합원 146명 대부분이 “제가 직접 제출했습니다.”라는 사실확인서를 법원에 제출했다. 
  

4) 법원은 총회 결의를 다음과 같은 이유로 유효하다고 보았습니다.

• 정관에 적힌 본인확인 절차를 일부 지키지 못했더라도, 그 자체만으로 도시정비법 45조라고 단정할 수 없다.

• 더 중요한 것은 그 사람이 직접 작성했는지 여부이다.

  • 이 때 146명의 조합원이 자신이 작성했다고 확인

  • 서면결의서가 조합원 주소로 발송되었고 동일한 봉투로 되돌아왔고

  • 다른 조합원의 문제제기가 없는 점

  • 
    

​5) 또한 이외 다른 판례에서도 조합 정관에서 정한 본인확인 절차를 위반한 하자가 있어도, 다른 방법에 의하여 본인임을 확인하였다는 사실 또는 서면결의서가 조합원 본인의 진정한 의사에 의해 작성된 것을 확인한다면
도시정비법상 본인확인 의무를 위반한 서면결의서라고 볼 수 없고, 효력이 없다고 단정 지을 수 없다고 하였습니다.